Merhaba, bugün PUKÖ döngüsünü nasıl kullanırsanız "en az faydayı elde edebilirsiniz" den bahsetmek istiyorum. Önce PUKÖ nedir? kısaca anlatmaya çalışayım.

PUKÖ; Planla-Uygula-Kontrol Et ve Önlem Al adımlarından oluşan bir yaklaşım ve davranış biçimidir esasında. Ancak yaklaşımı bir davranış biçimi haline getirmeden, sadece çeşitli kaizen faaliyetlerinin içerisindeki bir araçmış gibi el aldığınızda, sizleri temin ederim ki, görebileceğiniz en az faydayı göreceksiniz.

Genel kaizen anlatımlarında, özellikle takım halinde gerçekleştirilen kaizen çalışmalarının bir döngü ile devam ettiğinden, birinci adım da şu çalışmaların, ikinci adım da şu çalışmaların vs. yapılacağından bahsedilir ve döngü tamamlandığında ilerleyiş tekrar başa sararak PUKÖ çevriminin devam ettiği anlatılır. Burası yanlış mı? Hayır. Tek sorun hikayenin bu kadar olmadığıdır. Tabi ki PUKÖ'yü sadece kaizen çalışmalarının bir parçası olarak ele alırsan, insanların çıkarımları da buna yönelik olacaktır.

Toyota Üretim Sistemi PUKÖ üzerine kuruludur!

En son söylenecek olan şeyi en başta söylemek istiyorum. TPS PUKÖ üzerine kuruludur. Bunu bir çok kitapta bulmanız zor. Ben TPS'i aşağıdaki grafik ile temsil ediyorum. Ana bir planlama üzerinde ilerlerken, herkesin bu planı besleyecek, uyumlu olacak planları yapması, ve bu planları uygulaması esastır.

Muhtemelen bildiklerimizden veya öğretilenlerden daha farklı bir bilgi bu, bir çoğumuz için. Tüm faaliyetler, tüm aktiviteler çok ciddi şekilde PUKÖ döngüsü ile ilerletilir. Çünkü bu, o kültürde olgunlaşmış bir davranış biçimi haline gelmiştir.

Bunun kanıtı olabilecek bazı örnekleri sıralamak istiyorum.

• Hoshin, globalden başlayarak, kıta, ülke fabrikalarının yaptığı uzun ve kısa vadeli faaliyet planı ve hedefler. Muhtemelen bu bir çok kültürde vardır. Ancak bunun fabrika içerisinde grup liderine ve hatta takım elemanına kadar inen hali, bir çok organizasyonda yoktur. Evet takım elemanı! Takım elemanının bu yılki faaliyet ve hedefleri bir üstündeki hoshin'i besleyecek şekilde dizayn edilmiştir. Yani herkesin aynı yöne doğru ilerlemesi için bir planlama ve hedef tanımlama çalışmasıdır. Diğer işletmeler ile en önemli farkı da muhtemelen sadece hedeflerin tanımlanmış olması değildir. Bu hedeflere ulaşmak için planlanmış faaliyetlerinde detaylı biçimde tanımlanması yapılmıştır.
• Hangi ay, hangi hafta ve hangi gün ne kadar üretileceğinin planlanmış olması.(Sanki tutuyor mu? dediğinizi duyar gibiyim. %100 elbette tutmuyor. Değişkenlikler oluyor. Ancak güçlü planlama sayesinde bu değişkenlikleri yönetmek daha kolay hale geliyor.)
• Örneğin daha yılın başında kimin ne zaman yıllık izine çıkacağının planlanması vb.
• Bütçe planlamasının proses ve maliyet grubu bazında yapılmış olması.

Yukarıdaki örnekler bile PUKÖ ile ilerleyen bir organizasyon için yeterli kanıt olabileceği kanaatindeyim.

Endüstride en fazla yapılan hatalardan biri, bunun davranış biçimi haline getirilememiş olmasıdır. Peki bir yaklaşımın davranış biçimi haline gelip gelmediğini nasıl anlayabiliriz?

İstem dışı olarak iş ve özel hayatınızda da uyguluyorsanız, bu sizin davranış biçiminiz haline gelmiştir.

PUKÖ!

Detaylara girip anlatacağımız bazı şeyleri atlamamak adına, dönüp PUKÖ nün adımlarını tanımlamak istiyorum.

• Planla(P) : Bir faaliyetin tüm girdileri, çıktıları ve kaynak ihtiyaçları ile üzerine düşünülmesi, karar verilmesi ve dokümante edilmesidir. Bizde genellikle (bu coğrafyada) planlamadan kasıt termin belirlediğimizde işlemin tamam olduğu yönündedir. Oysa termin önemlidir, fakat yeterli değildir. Sorumlusu, kaynak ihtiyaçları vb. mutlaka planlanmalıdır.
• Uygulama(U): Planlanan faaliyetin eksiksiz biçimde gerçekleştirilmesidir.
• Kontrol Et(K): Planlanan ile uygulanan arasındaki farkların tespit edilmesidir. Aslında uygulamak istediğimiz ile elde ettiğimiz sonuç arasındaki farkların ortaya çıkartılması.
• Önlem Al(Ö): Kontrol adımında ortaya çıkan farkların ortadan kaldırılması için yapılan çalışmalardır. Veya herhangi bir fark olmayabilir. Ancak faaliyeti gerçekleştirirken yaşanmış zorluklar söz konusu olabilir. Bunların tekrarının bir sonraki seferde yaşanmaması için yapılması gerekenlerin devreye alınması diye tarif edebiliriz. Bu kimi zaman bir kural geliştirilmesi, kimi zaman bir standart oluşturulması veya revize edilmesi şeklinde olabilir.

Markete giderken listesini hazırlayan, parasını kontrol eden, ihtiyaçları ve kaynakları sorgulayan bir yaklaşımdan bahsediyoruz aslında.

Bir Planlama Hikayesi

2017 yılında iş nedeniyle 11 günde 27 firmayı gidip kısa ziyaretler yapmam gerekiyordu. Ayrıca bu 27 firma 4 farklı şehirde idi. Üstüne birde bunu toplu taşıma ile yapmam gerekiyordu. Şimdi böyle zorlayıcı bir işin üstesinden gelebilmek için PUKÖ ile hareket etmek kaçınılmazdır. Bende aynen öyle yaptım. Çok ciddi bir planlama yapıp, kaynak ihtiyaçları, rotalar, zaman ve diğer etkenleri değerlendirerek yaptığım planlama ile her firmaya planlanan saatte ulaştım ve görevleri tamamladım. Peki bu planlamayı yaparken nelere dikkat ettim? Aşağıda madde madde yazmaya çalıştım.

1. Firmalardaki sorumlularını arayarak ön bir zaman planlaması yaptım. Önce hangi şehirden ve hangi firmadan başlamam gerektiğine karar verdim. Çünkü bazı tarihler bazı firmalar için uygun değildi.
2. Firmalar arasındaki(aynı şehirdeki) mesafeleri çıkarttım.
3. Ortalama her gün 2 firmaya gitmem gerekiyordu. Bunun için en yakın 2 firma kümelerini oluşturdum. Bu kümelere erişim için seyahat ve konaklama planlamasını yaptım. Gerekli rezervasyon ve biletleme vb. işlemlerini hallettim.
4. Ziyaret tarih değişikliği olması durumunda sıkıntı olacaktı. Tarih olarak anlaştığımız firmaların sorumlularına yazılı olarak ziyaret tarih ve saat aralığını ileterek planlamayı final haline getirdim.

Bunca planlamanın neticesini aldım. Tam olarak planladığımız gibi her şey yolunda gitti ve zamanında ziyaretleri tamamlamış oldum. Oysa burada güçlü bir planlama yapmamış olsaydım muhtemelen başıma şunlar gelecekti.

• Firmaların bazılarına geç kalacaktım.
• Toplam gün sayısı daha fazla uzayacaktı. Buda konaklama vb. maliyetleri arttıracaktı.
• Geciktiğim firmalardaki sorumlu kişiler bana sitem edecektiler. Çünkü benimle olan görüşmesinin hemen ardından Almanya da gıda fuarına giden yönetici vardı.
• Belirlenmiş bir tarih aralığı vardı. Ve bu ziyaretlerin bu tarihler arasından tamamlanması önem arz ediyordu. Aksi durumda bazı ciddi sorunlar yaşanması muhtemeldi.

Günün Önerileri

• İş ve özel hayatınızda faaliyetlerinizi PUKÖ ile ilerletmeyi deneyin.
• Yaptığınız planlamaları mutlaka yazılı-çizili hale getirin.
• Planlama yaparken kaynakları düşünmeyi unutmayın. Termin bir hedeftir. O hedef tarihe kadar ihtiyaç duyulan-duyulacak diğer etkenleri planlamaya dahil etmezseniz, istediğiniz sonuçları elde edemezsiniz.
• Benzer 2 faaliyeti önce plansız versiyonda, sonra pukö döngüsü ile yapıp, süre ve kaynak kullanımları bakımından tanımlayın. Sonuçları kıyasladığınızda pukö nün faydaları daha net ortaya çıkacaktır.

Okumak ve öğrenmek yetmez! Eylemede geçmek gerekiyor.

Ümit Hız