Merhaba, bugünkü yazıda maliyet izlenebilirlik konusuna değineceğim. Ama önce bir bilgi vereyim. Maliyet izlenebilirlik ve azaltma konusu benim en sevdiğim konu olabilir. Bunun temel nedeni tam 7 yıl boyunca 15Milyon € dan daha büyük bir bütçeyi planlama, takip sistemlerini kurma, sistemleri işletme ve maliyet azaltma diyerek adlandırabileceğimiz bir görevi yerine getirdim. Tabi durum böyle olunca maliyet izlenebilirlik konusunda söyleyecek bir kaç kelamım olduğunu düşünüyorum:)

Maliyet izlenebilirliği 3 bacaklı diye adlandırabilir.

1. Bütçenin planlanması
2. Gerçekleşmenin izlenebilirliği
3. Maliyet azaltılması

Bu bacaklar birbiri ile organik bağlantılı. Bacaklardan birini kenarı bıraktığımızda istediğimiz sonucu elde etmemiz çok zor olacaktır. Kısaca her birine değinelim.

1.BÜTÇENİN PLANLANMASI

Ülkede böyle bir kültür yok. Kurumsal olarak adlandırabileceğimiz çok yüksek cirolu şirketlerde bile detay bir bütçe planlaması söz konusu olmadığını gördüğümde gerçekten çok şaşırmıştım. Bütçe hazırlama kültürü olanların bir çoğunda da toplam bütçe hazırlama çerçevesine sıkıştıklarını söylemek gerekiyor. Sağlıklı bir bütçe, aslında bir yandan hedef anlamını taşımaktadır. Peki sağlık bir bütçe hazırlamak için neler gerekiyor? madde madde bakalım.

• Üretim planı ile ilgili yüksek doğrulukta öngörüler.
• Üretim çeşitliliği ile ilgili yüksek doğrulukta öngörüler.
• Geçmiş dönem maliyet gerçekleşmelerinin sadece parasal karşılıkları değil aynı zamanda detaylarına ihtiyaç olacaktır. Tabi daha sıfır noktasındaysak bu detaylar daha oluşmamış olacaktır. Bir sonraki bütçe dönemlerinde bu referanslara ancak sahip olabileceğiz.
• Ve elbette proje, yeni yatırım vb. değişkenlikler ile ilgili öngörülere ihtiyaç olacaktır.

Burada en kronik problemlerden biri genellikle toplam bütçe yapılması hatası veya en iyi ihtimalle maliyet kalemi bazında yapılan detay bütçeleme olarak karşımıza çıkacaktır.

Örneğin hammadde, indirek malzeme, personel maaş, vb. parasal olarak bütçelenir ve çoğunlukla parasal olarak karşılıkları takip edilir. Bu bile çok iyi bir seviye olarak tanımlanabilir.

Nasıl yapmalıyız?

Eksik durumu tanımladıktan hemen sonra doğruyu da tanımlamak gerekmektedir. Proses bazında maliyetleri planlamak ve izlenebilirliklerini sağlamak için güçlü bir sistematik ile malzeme kullanımlarını ve hareketlerini bir maliyet merkezine bağlamak gerekmektedir. Buna göre yetkilendirmeler ile malzeme hareketleri ilgili proseslere ilerleyeceğinden bir sonraki adımda izlenebilirliği sağlamak oldukça kolay olacaktır.

Yukarıdaki şekilde basitçe göstermeye çalıştığım gibi, malzeme hareketlerini ve harcamaları belli bir kurala göre proses ve hatta o prosesin vardiyasına indirgediğimizde, orada çalışan personeli ve tüm malzeme hareketlerini ilgili maliyet merkezine bağladığımızda, ardından hareketleri bu mantığa ve kurala göre gerçekleştirdiğimizde bir sonraki adımda izlenebilirlik ile ilgili bir çok sorunu daha oluşmadan ortadan kaldırmış olabiliriz.

2.GERÇEKLEŞMENİN İZLENEBİLİRLİĞİ

Harcama hareketlerini sadece fatura üzerinden takip etmek bize, toplam harcamaları (ben buna havuz hesap diyorum) göstermesi bakımından önemlidir. Ancak yeterli değildir. Çünkü temel bir malzeme hareketi genellikle ekteki gibi gerçekleşmektedir.

Oysa havuz hesap mantığından sağlanan bir izlenebilirlik ile ilgili proses altındaki vardiyadaki bir maliyet aşımı ile ilgili anormalliği tespit etmek neredeyse imkansız hale gelecektir.

Evet biliyorum, biz iş emri kullanıyoruz ve ürün kullanımlarını buna göre sistemden düşüyoruz diyorsunuz. Maliyet izlenebilirlik konusundaki muhtemelen en büyük handikaplarımızdan biri, iş emri ve onun kullanılış biçimi. "İş emri üzerinde reçete mantığında oluşturulmuş olan kullanım planı bilgisi var ve kullanıcı iş emrini kapatırken ne kullandığını yazıyor. Eksik veya fazla kullanım var ise ona göre sisteme giriş yapıyor." diyorsunuz! Bunu diyorsanız, iş emirlerini kapatan arkadaşların nasıl iş emri kapattıklarını incelemenizi tavsiye ediyorum. Çünkü, üretimin karmaşıklığı içerisinde o arkadaşın, gerçekten ne kullanıldığı ile ilgili bir bilgiye sahip olmasının, imkansız olduğunu düşünüyorum. Maliyet gerçekleşmesini anlayabilmek için bence doğru pencereden bakmayla ilgili bir sorun var. Doğrusunu basitçe formül haline getirirsek.

Gerçekleşen maliyet = İlk stok (+) Gelen (-) Son Stok (-) Fire (-) Red

Bu formülde gerçekleşen maliyeti hesaplarken fire maliyetini niye dışarıya çıkardığımı sorabilirsiniz. Birleştirirsek fire maliyetlerinin artışını görmek zorlaşacaktır. Oysa fire maliyetlerini ayrıca izlenebilir kılmalıyız.

Tabi ki bu formülü sahada uygulayabilmek için alt yapının buna uygun şekilde dizayn edilmesi gerekmektedir. Türkiye de stoklarını %100 bilen kaç firma var ki? Biz biliyoruz diyenler, bu yazıdan sonra sistemden rastgele 5 parça/ürün/malzeme seçip fiziksel stoklarına yerinde bakarsa, ne demek istediğimi daha net anlayacaklardır.

3.MALİYET AZALTILMASI

En keyifli noktaya geldik. Çünkü ilk 2 adımı güçlü şekilde hallettikten sonra maliyetleri azaltmak gerçekten çok kolay hale geliyor. İlk iki adıma sahip olmadan üçüncü adımı güçlü şekilde yaptığını iddia eden kimselere ben imrenerek bakıyorum. Bütçe planı yok, gerçekleşen maliyet verisi yok, ancak bir kaizen sonucunda maliyet azaldı iddiası var. Kimi zaman sonuç itibariyle doğru olanlar elbette vardır. Fakat ilk iki adım ile aslında nereye odaklanılması gerektiğini görüyorsunuz. Ardından bunu azaltmak için nokta atış bir çalışma yapabilirsiniz. KPI izlemenin gerçek amacı da bu değil mi?

Aşağıda 10 yıl öncesine ait bir veri söz konusu. Bir bütçe takibi ancak bir malzeme kalemi için. Yukarıda bahsettiğim manada yapılan izlenebilirlik ile aylık, haftalık veya günlük bazda yaşanan anormalliği ve bütçe aşımını görmek çok kolay hale gelebiliyor. Her yıl iyileştirme çalışmaları neticesinde hedefin aşağıya nasıl çekildiğini de hatırlatmak isterim.

Maliyet izlenebilirlik çok detaylı ve uzun bir konu. Detaylara girip boğulmamak adına burada ara veriyorum. Önerilerim ile devam ediyorum.

Günün Önerileri

• İyi bir ERP ye sahip olmanız her şeyi görebileceğinizi garanti etmez. Sahadaki işleyişi gözlemlemelisiniz. ERP ile sahanın uyumunu konfirme edin.
• Bazı kritik soruları sorabilirsiniz. Şu parçadaki bu ayki maliyet ne kadar? Fire ne kadar? vb.
• Maliyet izlenebilirliği muhasebe-finans birimleri dışında, bölümlerin çatısı altında yapmak için bir istihdam yarattınız mı? Bunu planlamalısınız.
• Stoklarınızı size söyleyen ERP veya benzeri sisteminize girip bir bakın. Eksiye düşen stoklarınız var ise, ya ciddi sıkıntılarınız var, yada haberiniz olmadan içeride hammadde üretmeye başlayan bir prosesiniz var. (Genelde hammadde üreten böyle bir prosesin varlığı söz konusu olmuyor.)

Okumak ve öğrenmek yetmez! Eyleme de geçmek gerekiyor.

Ümit Hız