Hepimiz şirketlerimizi veya yöneticisi olduğumuz birimleri en verimli şekilde ve kaynakları optimum kullanarak yönetmenin arayışı içindeyiz. Bunun için çareler arıyoruz, yeni teknikler öğrenmek, farklı bakış açılarına sahip olmak amacıyla eğitimler alıyoruz. Personelimizin kendisini geliştirmesi için fırsatlar ortaya koymaya çalışıyoruz, liderlik ederek çözümler bulma gayreti içine giriyoruz. Ama ne kadar başarabiliyoruz? İster küçük bir işletme, isterse devasa bir şirket olsun kafamızdaki ideallere uygun şekilde yönetebiliyor muyuz? Bunun önünde bize bağlı olan veya bizim dışımızda pek çok engel olabilir. Kontrol edebildiğimiz ve edemediğimiz faktörler yönetim başarımızı olumlu ve olumsuz yönde etkiler.
Burada sizlere amaçladığımız yönetim anlayışını ortaya koyabilmek için kullanılabileceğimiz araçlardan biri olarak süreç yönetimi yaklaşımından bahsetmek istiyorum. Popüler olarak sık duymaya başladığımız zamanlar, ilk olarak 2000 yılında ISO 9001 Kalite Yönetim Sistem standardı revize olduğunda standarda girmesiydi. Şu anda süreç yönetimi kavramı ile ne demek istendiği ve ne amaçlandığı konusu artık pek çok kuruluş tarafından bilinmekte ve benimsenerek uygulanmakta fakat yine de bu yaklaşımdan amaçladığımız verimi elde edebiliyor muyuz burada her zaman bir soru işareti var.
Süreç yönetiminin nimetlerinden yararlanabilmek için öncelikle klasik departman bazlı yaklaşımdan sıyrılmak zorundayız ve departman bazlı bakış açısını bırakmak durumundayız. Eğer şirketimizi bölüm bazlı yönetiyorsak; yaşadığımız iletişim problemleri, gereksiz beklemeler, zaman kayıpları, mükerrer işler, hatalar ve benzeri sorunların kaynağını bölümlerin kendi içlerinde arar ve genellikle organizasyon şemamızdaki kutuların yerlerini değiştirerek, kutuları birbirine bağlayan çizgileri değiştirerek sorunlarımızı çözmeye çalışırız. Fakat görürüz ki aynı sorunlar devam eder.
Süreç yaklaşımı öncelikle bölüm bazlı organizasyon yapısı yerine iş ve faaliyet bazlı bir yaklaşımı benimsediği için sorunları organizasyon şemalarımızın kutuları içinde aramaz. Çünkü bilir ki; her bölümün ya da organizasyon şemasındaki her kutunun içindeki pozisyonun görevleri, yetkileri ve sorumlulukları aslında net bir şekilde tanımlanmıştır. Herkes ne yapması gerektiğini bilmekte ve gereğini yerine getirmektedir. Fakat asıl sorun bu kutuların yani bölümlerin arasındaki o boşluklardadır, yani sahipsiz alanlardadır. Yukarıda ifade ettiğimiz bütün sorunlar sahipsiz alanlardan, sorumlusu belli olmayan aşamalardan ve herkesin topu birbirine attığı ve birbirinden bir şeyler beklediği işlerden kaynaklanmaktadır. Süreç yaklaşımı, adına süreç dediğimiz her bir faaliyetin başlangıç noktası olan ilk adımından başlayarak son adımına kadar ve arada yapılan tüm işlemleri, tüm adımları ve faaliyetleri planlamayı, sorumlularını belirlemeyi gerektirir. Bu şekilde organizasyon şemamızdaki bölümlerden bağımsız bir faaliyet akışı ortaya koymamızı sağlar.
Örnek olarak düşünelim; her kuruluşta bir satın alma bölümü vardır. Satın alma bölümünde kuruluşun büyüklüğüne göre belli sayıda personel çalışır. Peki kendimize şu soruyu sorsak: Acaba bir satın alma faaliyeti ne ile başlar, satın alma faaliyetinin tetikleyen adım nedir? Bu soruya vereceğimiz cevap bir hizmet ya da malzeme ihtiyacı ile başlar olacaktır, değil mi? Peki satın alma faaliyetinin son adımı ne olur dediğimizde ise; talep edilen malzeme ya da hizmetin talep eden birime ya da kişiye tedarik edilerek teslim edilmesi ile biter diyebiliriz. Peki bu iki adımın arasında hangi işlemler yapılır? İhtiyaç duyduğumuz malzeme ya da hizmete göre değişmekle birlikte; muhtemelen bir şartname hazırlamamız gerekebilir, bütçesine göre finansal bir onay almamız gerekebilir, tedarikçi araştırması yapılması, gelen malzemelerin kontrol edilmesi, stoğa girilmesi, ödeme yapılması gibi aklınıza gelebilecek pek çok ara işlem yerine getirilmektedir. Tüm bu faaliyetlerin hepsini acaba şirketimizin satın alma bölümünde çalışan kişiler mi yerine getirmektir? En basit bir satın alma faaliyeti şirketimizdeki satın alma bölümünün dışında yer alan diğer birçok bölümün ve çalışanın müdahil olmasını gerektirecektir. Eğer biz bu faaliyeti bir bölüm faaliyeti değil bir süreç olarak ele alırsak tüm bu farklı birimlerdeki çalışanın yaptığı işlemleri sürecin akışı içerisinde tanımlayarak, bunların sırasını, sorumlusunu, yöntemini tarif ederek sürecimizi ortaya koymamız durumunda ve bu süreci etkin bir şekilde işletebilmemiz halinde bölüm bazlı yönetim anlayışında yaşadığımız sorunların ortadan kalkması beklenir. Çünkü artık sahipsiz kalmış gri alanların sahipleri bellidir.
Süreç yönetimi anlayışından istediğimiz verimi alabilmemiz için yapılması gerekenler sadece bunlar mı? Hayır. Süreç yönetiminin olmazsa olmaz koşullarından bir diğeri de süreç performanslarının izlenmesidir. Hangi süreç için düşünürsek düşünelim kendimize şu soruları sorduğumuzda vereceğimiz cevaplar o sürecin performans kriterlerini ortaya koymamızı sağlayacaktır: “Acaba bu süreç işini iyi yapıyor mu yapmıyor mu, kendinden beklenen performansı gösteriyor mu, yönetimi ve müşterileri memnun edecek sonuçlar üretebiliyor mu”? Bu soruların cevaplarını verebilmem için acaba hangi parametreleri hangi kriterleri izlemem gerekir dediğimizde buna vereceğimiz cevap o sürecin performans göstergeleri olacaktır. Sürecimizin performansını izlemek için belirlediğimiz performans göstergelerine tabi bir de ölçülebilir izlenebilir hedefler atamamız gerekmektedir. Belirlediğimiz hedeflere ulaşma durumuna göre süreçlerimizin başarısından bahsetmemiz mümkün olacaktır. Süreç hedeflerimizi sürekli gelişme mantığı çerçevesinde PUKİ yaklaşımını dikkate alarak hep daha iyiyi hedefleyecek şekilde güncellemeyi başarabilmişsek artık çok önemli bir kültür değişikliğini de gerçekleştirdiğimizi düşünebiliriz. Kuruluşumuzdaki tüm faaliyetleri bu şekilde süreçlere dönüştürdüğümüzde ve bu süreçlerin birbiriyle olan ilişkilerini ve etkileşimlerini tanımlayarak, birbirlerinin müşterisi ve tedarikçisi olma fonksiyonlarını ortaya koyarak tüm yönetim sistemimizin bütününü oluşturma imkanımız olacaktır.
Tüm bunlar çok zor gibi görünmekle birlikte aslında hem zor hem kolay olduğunu söyleyebiliriz. Zor tarafı bunları yapabilmek için bir zihniyet değişimi, bir kültür değişimi gerekir. Ama ondan sonrası ise uygulamadaki faydalarını ve verimlilik artışını gördükçe ve inancımız pekiştikçe kendiliğinden gelecektir. İşlerimizin kişilere bağımlı olmaktan sıyrıldığını, sistematik hale geldiğini, tekrar eden hataların azaldığını, çalışanların yaptıkları işi sorgulayarak daha iyisinin arayışında olduğunu görmek hayal değildir. Sadece adım atmamızı bekleyen ve bir adım ötemizde duran gerçeklerdir.
G
M
T
Y
Dili algılaAfrika DiliAlmancaArapçaArnavutçaAzericeBaskçaBelarusçaBengalceBoşnakçaBulgarcaBurmacaCava DiliCebuanoÇekçeChichevaÇince BasitÇince EskiDancaEndonezya DiliErmeniceEsperantocaEstonyacaFarsçaFelemenkçeFilipinceFinceFransızcaFrizon DiliGalceGaliçyacaGücerat DiliGürcüceHabeşçeHaiti Creole DiliHausa DiliHavai DiliHintçeHırvatçaHmong DiliHosaİbraniceİgbo DiliİngilizceİrlandacaİspanyolcaİsveçceİtalyancaİzlandacaJaponcaKamboçyacaKannadaKatalancaKazakçaKırgızcaKoreceKorsika DiliKürtçeKuzey İskoç DiliLaocaLatinceLehçeLetoncaLitvanyacaLüksemburgcaMacarcaMadagaskar DiliMakedoncaMalayalamMalezya DiliMalta DiliMaori DiliMarathiMoğolcaNepalceNorveççeÖzbekçePencap DiliPeştucaPortekizceRumenceRusçaSamoacaSesotho DiliSeylancaShonaSintSırpçaSlovakçaSlovenceSomaliceSundanizceSvahili DiliTacikceTamilTay diliTelugu DiliTürkçeUkraynacaUrducaVietnamcaYidceYorubaYunancaZulu
TürkçeİngilizceAlmanca-------- [ Tüm ] --------Afrika DiliAlmancaArapçaArnavutçaAzericeBaskçaBelarusçaBengalceBoşnakçaBulgarcaBurmacaCava DiliCebuanoÇekçeChichevaÇince BasitÇince EskiDancaEndonezya DiliErmeniceEsperantocaEstonyacaFarsçaFelemenkçeFilipinceFinceFransızcaFrizon DiliGalceGaliçyacaGücerat DiliGürcüceHabeşçeHaiti Creole DiliHausa DiliHavai DiliHintçeHırvatçaHmong DiliHosaİbraniceİgbo DiliİngilizceİrlandacaİspanyolcaİsveçceİtalyancaİzlandacaJaponcaKamboçyacaKannadaKatalancaKazakçaKırgızcaKoreceKorsika DiliKürtçeKuzey İskoç DiliLaocaLatinceLehçeLetoncaLitvanyacaLüksemburgcaMacarcaMadagaskar DiliMakedoncaMalayalamMalezya DiliMalta DiliMaori DiliMarathiMoğolcaNepalceNorveççeÖzbekçePencap DiliPeştucaPortekizceRumenceRusçaSamoacaSesotho DiliSeylancaShonaSintSırpçaSlovakçaSlovenceSomaliceSundanizceSvahili DiliTacikceTamilTay diliTelugu DiliTürkçeUkraynacaUrducaVietnamcaYidceYorubaYunancaZulu
Konuşma fonksiyonu 200 karakter ile sınırlıdır
Seçenekler : Geçmiş : Geribildirim : DonateKapat